Fokus på automatisering af forretningsprocesser

Indes oplever i stigende grad et kundeønske om automatisering og optimering af interne forretningsprocesser.

Traditionelt har Indes oftest beskæftiget sig med infrastruktur af mere "rå karakter", såsom backup-løsninger, network, hardware og sikkerhed. I takt med udviklingen af Microsoft 365 inkl. Power Platform, Copilot og andre SaaS-platforme, har Indes gennem flere år udviklet ekspertise inden for automatisering, optimering og integrering af forskellige forretningsprocesser på tværs af forskellige platforme, systemer og tredjepartsprodukter.

I det følgende opstiller vi et uddrag af eksempler på projekter, som vi har hjulpet gode kunder af huset med i den seneste periode:

Employee Expense Management

• Projekt baseret på Microsoft Power Platform

• Inkluderer smartphone/tablet app til medarbejdere, hvor de hurtigt og let kan scanne bilag fra udlæg og få penge returneret til egen bankkonto

• Benytter Copilot til automatiseret fortolkning af bilag (kvitteringer), så dato, totalbeløb, varelinjer mm. automatisk udfyldes, hvilket sparer brugeren tid.

• Integrerer bl.a. med Visma E-conomic for automatiseret bogføring af bilagene. Andre regnskabsprogrammer understøttes naturligvis også.

• Inkluderer en simpel oversigt til kørselsopgørelse, hvor skattefri godtgørelse udbetales på lønseddel automatisk.

• Inkluderer smartphone/tablet app til supervisor (leder), hvorigennem denne kan gennemse alle indsendte udlæg og godkende/afvise/kommentere på enkelte bilag, hvis de er sendt ind med fejl.

• Kræver blot en Microsoft 365 Business Premium-licens "eller derover".

• Design baserer sig i høj grad på "out-of-the-box" Power Platform-skabelon, dvs. man kan som ejer relativt let selv videreudvikle/vedligeholde projektet efter lancering.

Guest Registration

• Projekt baseret på Power Platform

• App til tablet, som fungerer som kiosk-enhed i en reception

• Inkluderer en kortlæser, hvor gæster scanner et udleveret gæstekort og indtaster navn, firmaoplysninger, og hvem de skal mødes med

• Info lagres på SharePoint-site, så virksomheden altid ved, hvilke gæster der har været hvor og hvornår.

• Værten underrettes automatisk om gæstens ankomst via Microsoft Teams.

• Receptionen kan nu lave andre opgaver, da man som gæst kan benytte selvbetjening ved ankomst.

Lunch Registration

• Projekt baseret på Power Platform

• Smartphone app til medarbejdere, hvor de kan se dagens menu, tilmelde/framelde sig særskilt på alle ugens dage, bestille til evt. gæster og angive vegetar/vegan-præferencer.

• PC-app til Reception, som er ansvarlig for bestilling ved frokostleverandør. Denne inkluderer mulighed for at fjerne/tilføje/styre antal tilmeldinger løbende samt hente disse ud i Excel.

• Automatiseret bestilling direkte ved frokostleverandør kan tilvælges, hvis man vil lade løsningen køre fuldautomatisk.

• Integration til regnskabssystem, således at en medarbejders frokosttilmeldinger automatisk trækkes af løn hver måned (eller hvad behovet måtte være).

Automatic Salary Regulation

• Baserer sig på en PC app, hvor ledere taster lønregulering ind for deres medarbejdere ét samlet sted

• Inkluderer forskellige former for validering og regler for, hvor meget den enkelte leder har mulighed for at regulere den enkelte medarbejder inkl. budgetter, undtagelser, mm.

• Når lønregulering er tastet ind af leder, dannes automatisk masterdata for medarbejderen og opbevares sikkert i Finans/HR-afdelingen.

• Efterfølgende integreres der direkte mod Visma Addo/Adobe Sign, hvilket muliggør automatisk udsendelse af kontrakttillæg til samtlige medarbejdere, som underskrives digitalt af leder og medarbejder, og derefter automatisk arkiveres sikkert i Finans/HR-afdelingen.

Document Management System

• Et system, som strømliner og sikrer styring af dokumenter mellem virksomhed og evt. samarbejdspartnere (B2B)

• Inkluderer udveksling af dokumenter på sikker vis samt kvittering for modtagelse, status, mm.

• Understøtter alle filtyper inkl. metadata

• Database baserer sig på SharePoint Document library

• Simpelt "ticket system" til at holde styr på, om eksterne samarbejdspartnere (uden for egen tenant) har kvitteret for eks. deling af en ny filpakke eller har sendt filpakke mod en selv, som mangler at blive kvitteret for.

• Herudover uanede muligheder for tilpasning til specifikke behov for versionsstyring, sporbarhed af ændring/sletning/mm., osv.

Én af vores spidskompetencer er at forstå din forretnings behov ud fra din beskrivelse af, hvordan processerne kører i dag. Vi har gjort os dygtige i at opstille det samlede billede inkl. infrastruktur, sikkerhed, driftsstabilitet og fremtidssikring og ud fra dette udarbejde en samlet løsning, som imødekommer dine ønsker og løser dine problemstillinger.

Har du et projekt, som du har brug for hjælp til? Eller spørgsmål til, hvor man kan starte? Så er du velkommen til at kontakte Anders - det er helt uforpligtende.